Polityka prywatności Logistyka Pomorze Express

1. Postanowienia ogólne Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Logistyka Pomorze Express (dalej: „Spółka”, „my”) w związku ze świadczeniem usług z zakresu transportu i logistyki na terenie Rzeczypospolitej Polskiej oraz Unii Europejskiej.

Administratorem danych osobowych jest Logistyka Pomorze Express z siedzibą na terenie Polski (dalej: „Administrator”). Z Administratorem można skontaktować się w sprawach związanych z ochroną danych osobowych za pośrednictwem poczty elektronicznej lub adresu korespondencyjnego wskazanego na stronie internetowej Spółki.

2. Podstawa prawna i cele przetwarzania danych Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych oraz przepisami szczególnymi właściwymi dla sektora transportu i logistyki.

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach: 1) zawarcie i wykonywanie umów transportu, spedycji, logistyki oraz usług towarzyszących (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), 2) realizacja obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z przepisów prawa transportowego, podatkowego i rachunkowego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), 3) obsługa zapytań kierowanych do nas za pomocą formularzy kontaktowych, poczty elektronicznej, telefonu lub innych kanałów komunikacji (art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO), 4) dochodzenie i obrona przed roszczeniami, zabezpieczenie dowodowe, zapewnienie bezpieczeństwa mienia, pojazdów, ładunków oraz pracowników (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), 5) prowadzenie działań marketingowych własnych usług, w tym wysyłka informacji handlowych drogą elektroniczną oraz telemarketing – na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu lub udzielonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a i f RODO), 6) analiza jakości świadczonych usług, statystyka, raportowanie biznesowe oraz optymalizacja procesów logistycznych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3. Zakres przetwarzanych danych W zależności od rodzaju relacji oraz celu przetwarzania, możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych: 1) dane identyfikacyjne klientów i kontrahentów: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, numer KRS lub inny numer rejestrowy, stanowisko służbowe, 2) dane kontaktowe: adres siedziby lub zamieszkania, adres do korespondencji, numery telefonów, adresy e-mail, 3) dane dotyczące umów i rozliczeń: dane niezbędne do wystawienia faktur, dane o płatnościach, numer rachunku bankowego, 4) dane związane z realizacją zleceń transportowych i logistycznych: adresy załadunku i rozładunku, informacje o towarach, harmonogramy, numery rejestracyjne pojazdów, 5) dane kierowców oraz osób zaangażowanych w proces realizacji zleceń (w zakresie niezbędnym do realizacji usług i spełnienia obowiązków prawnych), 6) dane przekazywane dobrowolnie przez użytkowników serwisu internetowego, w tym informacje zawarte w korespondencji oraz w formularzach kontaktowych, 7) dane techniczne i eksploatacyjne związane z korzystaniem z naszej strony internetowej (np. adres IP, dane o urządzeniu, pliki cookies – zgodnie z odrębną polityką cookies).

4. Źródła danych Dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od osób, których dane dotyczą (np. podczas zawierania umowy, wypełniania formularza, kontaktu telefonicznego), a także od podmiotów trzecich, takich jak kontrahenci, partnerzy biznesowi czy platformy logistyczne, o ile przekazanie danych odbywa się zgodnie z prawem. W szczególnych przypadkach dane mogą pochodzić z ogólnodostępnych rejestrów (np. KRS, CEIDG, rejestry podatkowe).

5. Odbiorcy danych Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów: 1) podwykonawcom i partnerom świadczącym na naszą rzecz usługi transportowe, spedycyjne, magazynowe, serwisowe, ubezpieczeniowe, 2) dostawcom usług IT, hostingu, systemów telematycznych, systemów TMS/WMS, usług pocztowych i kurierskich, 3) podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne, doradcze i windykacyjne, 4) bankom i instytucjom finansowym w związku z rozliczeniami i zabezpieczeniem należności, 5) organom administracji publicznej, organom ścigania, sądom oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

W przypadku przekazywania danych odbiorcom działającym jako procesorzy, zawieramy stosowne umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, zapewniające ochronę danych zgodnie z RODO.

6. Przekazywanie danych poza EOG Zasadniczo nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeśli w związku z realizacją usług transportowych lub logistycznych będzie to konieczne, przekazanie danych nastąpi wyłącznie zgodnie z wymogami RODO, na podstawie odpowiednich zabezpieczeń prawnych (np. standardowych klauzul umownych) i przy zapewnieniu osobom, których dane dotyczą, możliwości uzyskania informacji o stosowanych zabezpieczeniach.

7. Okres przechowywania danych Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie: 1) przez czas obowiązywania umowy i związanych z nią rozliczeń, 2) przez okres wymagany przepisami prawa (w szczególności prawa podatkowego i rachunkowego), 3) przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych wynikających z zawartych umów lub zdarzeń z nimi związanych, 4) dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.

8. Prawa osób, których dane dotyczą Osobom, których dane osobowe przetwarzamy, przysługują następujące prawa: 1) prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy i jakie dane przetwarzamy oraz otrzymania ich kopii, 2) prawo sprostowania danych – żądanie poprawienia lub uzupełnienia danych nieprawidłowych lub niekompletnych, 3) prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych przepisami RODO, 4) prawo do ograniczenia przetwarzania – np. na czas rozpatrywania zastrzeżeń co do prawidłowości danych lub podstaw przetwarzania, 5) prawo do przenoszenia danych – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy, w sposób zautomatyzowany, 6) prawo sprzeciwu – wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec działań marketingu bezpośredniego, 7) prawo do wycofania zgody – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanyego przed jej wycofaniem, 8) prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce, jeśli osoba uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

W celu realizacji powyższych praw można skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych na stronie internetowej Spółki. Administrator może zweryfikować tożsamość osoby żądającej realizacji uprawnienia.

9. Bezpieczeństwo danych osobowych Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych przed ich przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem, zgodnie z wymogami RODO oraz dobrymi praktykami w sektorze transportu i logistyki. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione, zobowiązane do zachowania poufności, przeszkolone w zakresie ochrony danych.

10. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji Co do zasady nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego wobec osób skutki prawne ani w podobny sposób istotnie na nie wpływającego. Jeżeli w przyszłości takie działania zostaną wprowadzone (np. w ramach oceny ryzyka zlecenia lub dopasowania ofert), osoby, których dane dotyczą, zostaną o tym wyraźnie poinformowane, wraz z podaniem podstawy prawnej, zakresu oraz konsekwencji takiego przetwarzania, jak również przysługujących im praw.

11. Dane kontaktowe administratora Aktualne dane kontaktowe Logistyka Pomorze Express, w tym adres siedziby, adres e-mail oraz numery telefonów, są zamieszczone na oficjalnej stronie internetowej Spółki lub w podpisach korespondencji. Zalecamy korzystanie z tych kanałów w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych.

12. Zmiany Polityki prywatności Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w celu dostosowania jej do zmian w obowiązujących przepisach prawa, zmian organizacyjnych po stronie Administratora lub zmian w zakresie świadczonych usług transportowych i logistycznych. Zmieniona wersja Polityki prywatności będzie publikowana na stronie internetowej Spółki z odpowiednim oznaczeniem daty wejścia w życie.

Korzystanie z naszych usług po opublikowaniu zaktualizowanej Polityki oznacza akceptację jej postanowień w aktualnym brzmieniu.